Theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn chứng từ, hóa đơn điện tử (HĐĐT) có mã của cơ quan thuế là HĐĐT được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua và HĐĐT không có mã của cơ quan thuế là HĐĐT do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.

Để thực hiện sử dụng HĐĐT, người nộp thuế cần chuẩn bị điều kiện như sau:

 Người nộp thuế theo phương pháp kê khai cần chuẩn bị máy tính/thiết bị thông minh (điện thoại thông minh, máy tính bảng) có kết nối mạng internet, chữ ký số và phần mềm lập HĐĐT đáp ứng quy định về việc lập hoá đơn theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP, Thông tư số 78/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính và Quyết định số 1450/QĐ-TCT của Tổng cục Thuế quy định thành phần dữ liệu nghiệp vụ và phương thức truyền nhận với cơ quan thuế.

Người nộp thuế theo phương pháp khoán cần chuẩn bị máy tính/thiết bị thông minh (điện thoại thông minh, máy tính bảng) có kết nối mạng internet.

Trước khi sử dụng HĐĐT, người nộp thuế theo phương pháp kê khai phải thực hiện đăng ký sử dụng với cơ quan thuế theo quy định tại Điều 15 NĐ123 và được cơ quan thuế gửi thông báo điện tử qua tổ chức cung cấp dịch vụ HĐĐT hoặc gửi thông báo điện tử trực tiếp đến người nộp thuế về việc chấp nhận đăng ký sử dụng HĐĐT.

Cùng với đó, người nộp thuế theo phương pháp khoán gửi đề nghị cấp HĐĐT có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh và phải kê khai, nộp thuế cho phần phát sinh của hóa đơn trước khi cơ quan thuế cấp hóa đơn.

Đặc biệt cần lưu ý, trước khi đăng ký sử dụng HĐĐT với cơ quan thuế, trường hợp người nộp thuế có thông báo của cơ quan thuế về việc áp dụng HĐĐT theo quy định của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP nhưng chưa đảm bảo các điều kiện nêu trên thì phải có phương án triển khai ngay phần mềm HĐĐT theo quy định và có phản hồi, trao đổi với cơ quan thuế quản lý để thống nhất việc áp dụng HĐĐT.